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武陵源区人民法院书记员培训讲义

作者:主讲人:覃玉奇  发布时间:2017-02-07 10:43:24


    第一节  何为书记员?

    《中华人民共和国人民法院组织法》第四十条规定,“各级人民法院设书记员,担任审判庭的记录工作并办理有关审判的其他事项”。中共中央组织部、国家人事部、最高人民法院颁发的《人民法院书记员管理办法(试行)》规定,“书记员是审判工作的事务性辅助人员,在法官指导下工作”。

    第二节 书记员工作职责

    书记员主要工作职责有:

    一、办理庭前准备过程中的事务性工作;

    二、检查开庭时诉讼参与人的出庭情况,宣布法庭纪律;

    三、担任案件审理过程中的记录工作和其他记录工作;

    四、整理、装订、归档案卷材料;

    五、完成法官交办的其他事务性工作。

    从法律规定的情况来看,书记员是各级人民法院的法定工作人员,由各级人民法院根据相关规定办理任命或者聘用手续。未经合法办理手续的人员,不能成为人民法院的书记员。同时,书记员是人民法院不可缺少的专职人员,是法院干部队伍的重要组成部分。

    书记员的具体工作是在法官的指导下,参加案件调查、调解;协助做好开庭前的准备工作,担任合议庭(含独任庭)的全部审判活动的记录,包括合议庭评议案件的记录。同时还要接待当事人,听取意见;收集保管审判案件的全部证据材料和文件资料,填制、核对、发送诉讼文书。案件审理终结后,与案件有关的诉讼文件材料,还得由书记员整理立卷作为国家诉讼档案,办理归档手续。从这个角度上看,书记员和法官的工作只是分工不同,并无性质上的差别。书记员工作也是人民法院工作不可分割的一部分,人民法院发挥审判职能,向社会体现人民法院“公正与效率”的工作主题和“公正司法、一心为民”的指导思想,客观反映审判工作的全部过程,这里面有许多工作是事务性的、辅助性的工作,都离不开书记员的辛勤劳动和努力。当然,书记员本身工作的效率、工作的质量以及公正、廉洁等政治素质和业务素质的表现,对树立人民法院应有的良好形象以及在当事人当中产生较好的影响有着十分重要的意义。

    第三节 审判笔录的制作

    一、什么法庭笔录?

  笔录,是指用笔或者电脑记录下来的文字。把笔录看作一种书面文件,它就成了如实记载某项社会活动的文书。审判笔录(或称诉讼笔录),是指法院工作人员在诉讼的各个不同阶段就案件的具体情况所形成的书面文字记录;是人民法院在审判活动中使用的重要文书;是如实记载、全面反映审判过程和案件事实的书面文件;是审判文书和诉讼卷宗材料不可缺少的一部分。法庭笔录是审判笔录中最基础的一种笔录类型。法庭笔录和其他文书相比,有这么几个特点:

    (一)形式的唯一性。这里面有两层意思:一是格式是统一的;二是所用的文字是唯一的,也就是说只能用规范的汉字把审判活动的有关内容、语言、状况记录在纸上,形成审判文书。

    (二)记载的真实性。法庭笔录最本质和最重要的特征是具有真实性,是客观、如实地记载审判活动的全过程,实事求是地反映审判过程中的具体现象以及案件发生的情况。需要强调的是,不容许在记录中掺入记录人的主观的想象、猜测、推断或分析,更不容许制作虚假的笔录,如果出现了虚假笔录,将要受到纪律制裁,性质严重的还有可能受到刑事处罚,或者被清理出法院队伍。

    (三)记录的具体性。因为我们的法庭笔录形成后,它将成为法官定性裁判的重要依据,这就决定了法庭笔录对有关案件的基本事实、基本证据以及涉及到证据、性质的认定的具体细节和过程,都必须详尽记录,在重要的关键性问题上要逐字逐句,乃至逐段记录原话。需要的时候,可以要求答话的人重述一遍,也可以在签字时补记、追记。在事关重大的问题上,不能用随意省略或者概括性的语言代替关键性的原话。

    (四)制作的完整性。这是法庭笔录的基本特征和合法、有效的前提。这里面有两层意思:一是记录的内容的完整;二是笔录的格式要完整,否则涉及到笔录的合法性和有效性。比如对当事人谈话的笔录,应当由当事人在笔录上签名,法庭笔录还需要审判人员在笔录上签名。一份内容详尽而格式不全或者格式不对的笔录,往往会因为格式上的瑕疵失去笔录应有的价值和作用。

    (五)形成的合法性。这里就是说法庭笔录的制作形成必须依法进行,这是法庭笔录的本质特征。怎么具体理解呢,就是法庭笔录的制作人必须是依法对审判该案负有职责的法官、书记员。

    (六)时间的紧迫性或者说笔录形成的即时性。法庭笔录一般是在办案过程中即时制作的,笔录一经形成,将笔录让答话人阅读,履行签字手续后,这种笔录就没有机会重抄、修改、整理。这里面对笔录的制作提出了较高的要求,要求笔录的制作者具有又快又好的记录本领,要有一定的语文和记录的基本功,才能适应笔录制作要求。

    (七)价值的长效性。制作好法庭笔录的目的在于固定证据和保存诉讼资料,全面反映审判活动的整个过程和情况。结案后作为长效保存的历史档案,仍然不失其研究、总结乃至复查、参考等价值。所以,我们制作的每一份笔录,不仅关系到记录本身的质量,而且关系到整个案件是否能经得起历史的检验。

    二、法庭笔录的制作流程

    法庭笔录的制作,需从庭前准备工作开始说起。

    (一)收案登记

    书记员和案件接触,首先是看到了由庭长签发的具体审判人员承办的案件。这时候书记员要根据所在审判庭内务管理的需要,当即进行收案登记。收案登记一般只要注明以下一些项目就可以了:案号、案由、当事人姓名、立案日期、承办法官姓名、本庭登记时间、结案的方式和时间(待后填写)

    (二)庭前准备工作

    1、要审查起诉状和其他诉讼材料是否符合要求。民事诉状分正本和副本,正本一份,副本要按对方当事人的人数确定。

    2、要审查当事人及诉讼代理人的身份证明材料(如居民身份证复印件、营业执照复印件、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书、律师事务所函、律师执业证书复印件等),发现有遗漏,则在通知其领取其他诉讼材料时一并要求补齐到位,以避免在开庭后才发现遗漏,此后当事人有可能不予配合的情况发生。

    3、要检查立案的手续是否齐全合法,根据诉状的内容核对立案案由是否规范、是否有当事人诉讼主体不适格的情形、是否遗漏了诉讼当事人。如发现有不妥或者错误,应当即时报告承办法官,由承办法官审查确认。

    4、向当事人送达《受理案件通知书》、《民事起诉状》(副本)和《应诉通知书》,以及根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》要求的《举证通知书》。如果法院就法院的党风廉政建设所需要向当事人征询意见的有关卡片也需一并送达。在这个时候已经涉及到另外一种法律文书,那就是送达回证。送达回证是一个固定格式的文书(送达回证的格式设计应科学、规范和统一),要把上面的项目填齐了。送达《民事起诉状》(副本)时,要被告在送达回证上签署姓名、日期以及联系电话等(系自然人被告同住成年家属签收的,在备注栏内注明近亲属关系的性质;系法人工作人员签收的,在备注栏内注明其工作部门和职务),要告知被告在收到《民事起诉状》(副本)的第二天起十五日内提交《民事答辩状》。被告不提交《民事答辩状》的,不影响人民法院的审理(送达相应法律文书时,一定要要求当事人准确无误地签署姓名和日期)。

    5、收到被告《民事答辩状》以后,书记员应当在收到之日起五日内将《民事答辩状》(副本)送达给原告,由原告在送达回证上签收。在这期间,可能会有当事人到庭,而法官有可能需要询问当事人有关情况,此时则要对当事人作一个《谈话笔录》。民事审判中的《谈话笔录》,总的要求和前面陈述的一样,但在当事人的项目记载上要注意规范:是自然人的要记载姓名、性别、出生年月日(不要记成多少岁)、民族、工作单位及职务、住址,这就是我们民事审判中经常提及的“前六项”;是法人或其他组织的要记明单位的全称(以该单位使用的公章为准)、住所以及法定代表人(或者代表人)的姓名和职务。在记载职务的时候要注意根据《法定代表人身份证明书》的表述记载为董事长、执行董事、总经理或者经理。

    6、一方当事人提交证据材料时,应要求其填写证据目录(对证据材料逐一分类编号,简要说明证据材料的来源、证明对象和内容,签名或盖章,注明实际提交日期),根据对方当事人的人数提交副本,并及时通知对方当事人来法院领取证据材料副本,由其在送达回证上签收(对方当事人经通知不来法院领取的,在送达回证的备注栏内加以注明)。

    7、在开庭时间、地点确定以后,书记员应在开庭三日前将开庭时间、地点通知当事人和其他诉讼参与人,将合议庭(独任庭)组成人员的情况告知当事人。实践中这项工作可以和送达《民事起诉状》(副本)以及《民事答辩状》(副本)时同时进行。

    8、庭审时间确定以后,书记员要做好以下开庭前的准备工作:根据审判法庭的管理情况,需要先行和审判法庭联系的,注意把开庭的有关信息向管理法庭的部门(法警队或行政装备科)反馈。

    (1)检查庭审设施是否完备,值庭法警是否到庭。

    ①标志牌是否齐全并摆放到位;

    ②扩音设备是否完好;

    ③值庭法警是否到位。

    (2)检查当事人和其他诉讼参与人是否到庭,核对出庭人员身份,查验有效身份证件,请当事人和其他诉讼参与人按指定席位就座。(法庭笔录不能仅抄录民事起诉状上相关内容,应将经查验核实的真实身份情况计入笔录)当事人是公民的,核对姓名、性别、出生年月日、民族、工作单位和职务、住址;是法人或者其他组织的,核对单位名称、住所、法定代表人姓名、职务。诉讼代理人是律师的,核对姓名、所属律师事务所及执业证书;其他人员担任诉讼代理人的,核对姓名、性别、工作单位和职务、住址、与当事人的关系(法庭笔录中可记明当事人和诉讼代理人的联系电话)。

    (3)要求到庭当事人在《签到表》上签到,并填写《送达地址确认书》,以避免庭审结束后当事人借故不在法庭笔录上签名或因送达地址不确定而发生裁判文书送达困难的情形。

    (4)检查当事人和其他诉讼参与人是否在开庭三日前收到《传票》和《出庭通知书》。

    (5)宣布法庭纪律(书记员起立宣读):请大家肃静,现在宣布法庭纪律。依照《中华人民共和国人民法院法庭规则》的规定,当事人、其他诉讼参与人、旁听人员必须遵守下列纪律:

    ①法庭内要保持安静,不得鼓掌、喧哗、哄闹和实施其他妨害审判活动的行为;

    ②开庭过程中不得随便走动,不得进入审判区;

    ③未经法庭允许,不准录音、录像和摄影;

    ④未经法庭允许不准发言或提问;

    ⑤不准吸烟和随地吐痰;

    ⑥所有诉讼参与人以及旁听人员须将随身携带的手机等移动通讯设备关闭。

    对于违反法庭纪律的人,审判人员和值庭法警有权制止。不听制止的,根据《中华人民共和国民事诉讼法》第110条、第111条之规定,予以训戒,责令退出法庭,或者予以罚款、拘留,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    (6)请合议庭成员(独任法官)入庭(起立)。

    (三)制作法庭审判笔录

    《中华人民共和国民事诉讼法》第147条规定:“书记员应当将法庭审理的全部活动记入笔录,由审判人员和书记员签名。法庭笔录应当当庭宣读,也可以告知当事人和其他诉讼参与人当庭或者在五日内阅读。当事人和其他诉讼参与人认为对自己的陈述记录有遗漏或者差错的,有权申请补正。如果不予补正,应当将申请记录在案。法庭笔录由当事人和其他诉讼参与人签名或者盖章。拒绝签名盖章的,记明情况附卷。”(注:为防止当事人借申请补正为由改变庭审中已作出的自认、承认对方诉讼请求等意思表示,故不能让当事人及其诉讼代理人在法庭笔录上直接修改,而应由其填写《法庭笔录补正申请书》作为法庭笔录的附页。)法庭笔录是在法庭审理过程中,由书记员制作的反映法庭审判活动全部真实情况的记录,包括双方当事人、诉讼参与人、审判人员在法庭上陈述的内容及其他活动状况。法庭笔录可以将整个审判活动用书面形式固定下来,成为人民法院审判活动的见证,是人法院依法作出判决的依据。法庭笔录固定下来的当事人的陈述与辩论、证人证言等,可以起到证据作用,当事人和证人不能随意推翻,应对自己的言行负责。上级人民法院通过阅读法庭笔录,可以了解和监督下级人民法院的审判工作。原审法庭笔录又是上诉审和再审的人民法院审理上诉、再审案件的重要依据。

    书记员在记录法庭活动时,字迹要整洁,内容要全面,防止出现字迹潦草,错字、别字、漏字的现象,更要注意逻辑、语法等。为记好法庭笔录,书记员应在开庭前阅卷,熟悉案情,尤其是对有些专业名词和术语要提前掌握。审判人员应与书记员配合默契,如遇到记录的内容比较多或特别重要时,应放慢速度,等书记员记好后再进行下面的步骤。从书记员的角度来说,当无法跟上庭审进度(节奏)或听不清时,书记员一定要当场向当事人或法官提出,而不能敷衍带过,以避免对查明案件事实和作出裁判造成不利影响。

    根据审判实践,法庭笔录应记载如下内容:

    1、首部。即标题,写明文书名称“法庭审理笔录”,并应在文书名称后写明本次法庭审理是第几次开庭(这一点,目前已经格式化了,但第几次开庭要填上)。

    2、正文

    (1)写明法庭审理的时间、地点。开庭审理的时间应写明何年何月何日几时几分到几时几分(缺席开庭的,按传票时间推迟半小时记录)。开庭审理的地点一般为某人民法院第几审判庭(巡回法庭要记明开庭的具体地点)。

    (2)写明是否公开审理。如果是公开审理,应记明旁听的大概人数,以及主持法庭审理的审判长、审判员或人民陪审员、书记员等人的姓名。

    (3)主文是法庭审理笔录的重点内容。法庭审理的全部活动,包括当事人和其他诉讼参与人的诉讼活动,应如实记载。按照民事诉讼法的规定,准确、具体记载法庭调查阶段、辩论阶段,最后陈述或最后意见,以及评议后是否当庭宣判(民事案件在判决前还可以进行调解)等等,全部活动记入笔录。特别是诉辩双方陈述的关键问题、当事人争议的焦点、当庭作证的证人证言、当庭出示和查对核实的证据、以及双方辩论的观点、理由等,都要如实记载。记录时,应根据不同案情,做出详略得当的记录。

    民事审判开庭审理案件的一般工作流程:

    开庭审理时,审判长依照法定顺序,进行如下诉讼活动:

    法庭调查前的工作

    ①核对当事人。主要是对当事人的姓名、性别、出生年月、民族、工作单位和职务、住所加以核对。如果是法定代理人出庭,应核对他与被代理人的关系。当事人为法人(或其他组织)的,要对该法人(或其他组织)的全称、住所、法定代表人(或代表人)的姓名和职务加以核对。如有诉讼代理人出庭,应审查其授权委托书及其代理权限(诉讼代理人是律师的,核对所属律师事务所及律师执业证书;是公民的,核对“前六项”;是近亲属的,还要核对与当事人的关系);如果是法定代表人出庭,应审查其身份证明书。(相关证件都应核对原件,以避免对方当事人借故提出异议)

    ②宣布案由。核对当事人之后,宣布案由,即宣布审理什么案件。

    ③宣布审判人员、书记员名单。

    ④告知当事人有关的诉讼权利和义务。这是保障诉讼当事人平等行使诉讼权利原则的具体表现,使当事人在诉讼中充分行使诉讼权利和履行诉讼义务。

    ⑤询问当事人是否申请回避。如当事人申请回避,应依照民事诉讼法的规定加以解决。

    ⑥询问一方出庭人员对对方出庭人员是否有异议。

    ⑦对属于最高人民法院《关于适用简易程序审理民事案件的若干规定》第十四条规定的案件,询问当事人是否先行调解。

    法庭调查阶段

    法庭调查阶段又称实体审理阶段,它是开庭审理的中心阶段,其主要任务是审查核实各种诉讼证据,对案情进行直接的、全面的调查。根据民事诉讼法第138条的规定,法庭调查按下列顺序进行:

    ①当事人陈述;

    ②告知证人的权利义务,证人作证,宣读未到庭的证人证言;

    ③出示书证、物证和视听资料;

    ④宣读鉴定结论;

    ⑤宣读勘验笔录。

    当事人经法庭许可,可以向证人、鉴定人、勘验人发问。当事人可以要求重新进行调查、鉴定或者勘验,是否准许,由人民法院决定。

    审判人员如果认为案情已经查清,即可终结法庭调查,转入法庭辩论。

    法庭辩论阶段

    法庭辩论,就是当事人就如何认定事实和适用法律进行辩论。

法庭辩论是开庭审理的又一个重要阶段。在这一阶段中,当事人可以根据法庭调查的材料,对于证据的证明力、事实的认定、以及适用什么法律及理由,向法庭提出自己结论性的意见。法庭辩论的目的,是使案件的事实及当事人之间的是非曲直进一步明朗化。

根据民事诉讼法第141条的规定,法庭辩论按下列顺序进行:

    ①原告及其诉讼代理人发言;

    ②被告及其诉讼代理人答辩;

    ③第三人及其诉讼代理人发言或者答辩;

    ④双方互相辩论。

    法庭辩论终结,由法官按原告、被告、第三人的先后顺序征询各方最后意见。征询各方最后意见后,法官如认为案件有可能调解,则可按原告、被告、第三人的先后顺序征询各方是否同意在法庭的主持下进行调解的意见,如同意则有何明确具体的调解方案。法庭可根据案件事实和法律规定提出参考性方案供各方考虑。调解过程包括各方提出的调解方案、让步方案、法庭提出的参考性方案的具体内容均应记入笔录。

    评议宣判阶段

    评议宣判阶段是开庭审理的最后阶段。这个阶段的任务,是由合议庭对案件进行评议,确定案件事实,分清是非责任,正确适用法律,确认民事权利义务关系,作出判决结论并公开宣布。

    评议宣判阶段的工作主要是:

    ①合议庭评议。法庭调查结束,进行调解没有达成协议的,合议庭成员退庭进行评议。合议庭评议案件,实行少数服从多数的原则。评议应当制作笔录,由合议庭成员签名。评议中的不同意见,必须如实记入笔录。根据最高人民法院《关于人民法院合议庭工作的若干规定》第十条的规定:“合议庭评议案件时,先由承办法官对认定案件事实、证据是否确实、充分以及适用法律等发表意见,审判长最后发表意见;审判长作为承办法官的,由审判长最后发表意见。对案件的裁判结果进行评议时,由审判长最后发表意见。审判长应当根据评议情况总结合议庭评议的结论性意见。合议庭成员进行评议的时候,应当认真负责,充分陈述意见,独立行使表决权,不得拒绝陈述意见或者仅作同意与否的简单表态。同意他人意见的,也应当提出事实根据和法律依据,进行分析论证。合议庭成员对评议结果的表决,以口头表决的形式进行”。

    ②宣告判决。合议庭评议完毕,应制作判决书。根据民事诉讼法的规定,开庭审理无论是否公开,宣告判决一律公开进行。当庭宣判的(起立),应当在十日内送达判决书;定期宣判的,宣判后立即发送判决书。宣告判决时,必须告知当事人上诉权利、上诉期限和上诉法院。宣告离婚判决,必须告知当事人在判决发生法律效力前不得另行结婚,这些都应在宣判笔录中记明。法庭审理完毕,由审判长宣布闭庭(不是当庭宣判的,由审判长宣布休庭)。

    3、尾部

    法庭审理笔录可以当庭宣读,也可以当庭或在五日内交给当事人和其他诉讼参与人阅读。他们认为记载有遗漏或差错的,可以请求补正。笔录由当事人和其他诉讼参与人签名或者盖章;拒绝签名盖章的,应记明情况。最后,经审判长(员)审阅后,由合议庭成员或独任审判员和书记员签名。

    三、法庭笔录制作的几点特别提示

    (一)下面的情况应在庭审笔录中应着重记明:

    1、审判长(员)归纳的案件没有争议的事实;

    2、审判长(员)归纳的案件争议的焦点;

    3、审判长(员)归纳的法庭调查和法庭辩论的重点;

    4、对于不动产案件,不动产的由来、权属以及历史和目前的变动情况;

    5、对于侵权赔偿的案件,损害或者侵权的事实、过程、过错责任以及侵权行为造成的结果(包括伤情、程度、医疗、护理、交通等法律规定的项目费用)以及双方对赔偿数额的意见;

    6、关于债务案件,债务的由来和形成情况(即何时何地、何种方式形成的债务)以及双方在债的发生过程中达成协议或者约定的情况;

    7、关于离婚的案件,要着重记明双方当事人的婚姻基础情况、婚姻缔结的过程、生育情况、财产形成的情况、离婚的真正原因、矛盾的焦点以及双方对共同财产处理、子女抚养的意见等等。

    (二)从总体上说,庭审笔录制作要注意以下几个要点:

    1、要依审理程序如实记录,客观真实地反映审理的进程。审判程序是否合法,要在笔录中明确反映出来,这既是检验办案质量,实行审判管理的依据,又是反映审判人员驾驭庭审能力的第一手资料;

    2、要注意记录的准确性,尽可能记准原话、原意;

    3、对当事人的最后陈述尽可能记全原话或原意,另外,在庭审过程中,如有诉讼参与人或旁听人员违反法庭秩序和纪律,被审判人员制止、警告或者采取措施的情况,也应记入笔录备查。对于庭审中发生的其他意外或者反常情况,必须如实记载。

    (三)如何做好法庭笔录,一般可以从以下几个方面努力探索:

    1、充分认识到法庭笔录的原则是如实记录,不能凭主观省略记录人自己认为不应该记录的内容。

    2、加强法律知识和审判业务的学习,不断提高业务素质;

    3、苦练文字的基本功以及电脑录入的速度,要提高听力和记录的速度,首先要熟悉掌握汉字的正确读音和使用,要勤学苦练,多听、多写、多记,持之以恒,才会熟能生巧;

    4、要提高敏锐观察和快速反应的能力,使自己在庭审以及平常的审判活动中能够及时捕捉人物心理或事件的动态发展变化;

    5、最主要的是要熟悉案情,这是保证记录迅速准确的重要条件。庭审前,要阅看案卷,把握住案件的要点和症结、焦点以及涉及到的专业术语等;

    6、主动与审判人员密切配合,取得审判人员的合作和支持,要注意了解审判人员开庭时的一般习惯做法、问话方法、审理技巧和法律思维方式等情况;

    7、在实际制作笔录的过程中,要注意抓住重点,善于取舍,方法上可灵活简便。

第四节 制作民事判决书的相关工作

这里主要介绍民事判决书的一般常识以及文书的制作、打印、校对、盖印等一系列工作中需要注意的事项和要求。

    一、民事判决书的概念

    民事判决,是指人民法院通过对民事案件的审理,根据查明和认定的案件事实,正确适用法律,对案件的实体问题作出的权威性判定。民事判决的实质是将人民法院确认的当事人之间的权利义务关系,用法定的判定形式确定下来。这种确定的形式是书面的,形成的书面文件是民事判决书。民事判决书是民事判决的载体,是人民法院向社会宣告判决内容的文字表达方式。《中华人民共和国民事诉讼法》第152条规定,判决书应当写明:

    (一)案由、诉讼请求、争议的事实和理由;

    (二)判决认定的事实、理由和适用的法律依据;

    (三)判决结果和诉讼费用的负担;

    (四)上诉期间和上诉的法院。

    判决书由审判人员、书记员署名,加盖人人民法院印章。

二、一审民事判决书的构成

一审民事判决书由首部、事实、理由、判决结果和尾部组成。

首部应依次写明标题(法院名称和文书种类)、案号、诉讼参加人及基本情况,以及案件的由来和审理经过。

    事实首先要写明各方当事人的诉讼请求和争议的事实和理由,然后再另起一行写明法院认定的事实和证据。

    理由主要是根据法院认定的事实和有关法律法规阐明法院对纠纷的性质、当事人的责任以及如何解决纠纷的看法,这一部分还要写明法院判决所依据的法律条文。

    判决结果是人民法院根据案件的事实依照民事实体法的规定就民事诉讼争议如何解决所作出的具体处理决定。它用肯定、明确、具体的文字确认当事人之间的民事权利和义务内容,从而解决纠纷。

    尾部应写明诉讼费用的负担,当事人的上诉权利、上诉期限和上诉法院名称以及审判人员、书记员的姓名和判决日期等。

    三、民事判决书的制作过程

    一份民事判决书的形成,要经过以下这样的程序:拟稿→核稿→签发→打印→校对→盖印。

    拟稿即撰写判决书,是承办案件的法官的工作。

    核稿和签发根据法院关于审判权限管理的具体情况决定,这一阶段书记员的工作就是文书流转,即审判员将判决书撰写好后,由书记员分别将草稿交由核稿人核稿,签发人签发。经签发人签发的稿本,是判决书的定稿,是判决书的标准稿本,亦称为判决书的原本,是进行打印复制正本的标准依据。

    打印是将原本转化为正本的过程,现在法院的办公自动化已经很普及,汉字录入、文书的排版、编辑都是书记员的工作。

    四、民事判决书打印要求

    (一)文书字体 法院名称用2号宋体加粗字,文书名称用1号宋体加粗字,案号和正文用3号仿宋体字(法院管理系统自动生成的格式要按此要求重新编辑)。

    (二)数字的用法

    1、下列情况,应使用汉字:

    ①引用的法律条、款、项;

    ②裁判主文的序号;

    ③裁判文书尾部的时间;

    ④数字作为词素构成定型的词、词组、成语、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的词语,如一律、星期二、一分为二;

    ⑤相邻两个数字并列连用表示概数的词语,如二三米、三四天(连用的两个数字之间不用顿号隔开);

    ⑥带有“几”字的数字表示约数的词语,如十几天、一百几十次。

    2、下列情况,应使用阿拉伯数字:

    ①案号,如(2009)芙民初字第198号;

    ②地址、门牌号码、如五一中路175号;

    ③除裁判文书尾部时间外的公历年代、年、月、日和时刻,如2003年11月1日、下午3时20分;

    ④统计表中的数值(包括正负整数、分数、小数、百分比、比例)和量值,如48、-125、63%、1/4、3︰2、500克、6千米、30元、11个月、27岁;

    ⑤引用法律、法规及司法解释条文时,原条文用阿拉伯数字的。

    3、使用阿拉伯数字应注意的问题:

    ①一个用阿拉伯数字书写的多位数不能断开移行,如100000不能一行末写100,又在下一行开头写000;

    ②年份不能简写,如:“1999年”不能简写成“99年”;

    ③五位以上数字,尾数有多个“0”的,可以“万”、“亿”为单位缩写,如50000可写成5万,345000000可这与成34500万或3.45亿。

    4、除上述规定外,其他数字的使用,依照我国1996年6月1日起实施的《出版物上数字用法的规定》执行。

    (三)标点符号的用法

    1、诉讼参与人称谓与诉讼参与人姓名或名称之间用冒号。如,原告:刘某,。

    2、诉讼参加人基本情况的表述,同一层意思的,各项之间用逗号隔开,句号结束;数层意思的,各层之间句号隔开。如被告:蒋某,男,1972年1月9日出生,汉族,XX县XX单位职工,住XX县XX镇XX路X号X室。

    3、“判决如下”、“裁定如下”等提示裁判结果的词语后,应使用冒号,裁判结果的各项汉字数字之后用顿号。

    4、“原告XXX诉称”、“被告XXX辩称”、“经审理查明”、“本院认为”等词语后面,凡所提示的下方只有一层意思的用逗号;有数层意思的用冒号。

    5、除上述规定外,其他标点符号的用法,依照国家语言文字工作委员会1990年3月修订发布的《标点符号用法》的规定执行。

    (四)法定计量单位的用法

    1、长度计量单位名称采用“毫米”、“厘米”、“米”、“海里”、“千米”,不使用“丈”、“尺”、“寸”。

    2、质量计量单位名称采用“毫克”、“克”、“千克”、“吨”、不使用“斤”、“两”。

    3、时间计量单位名称采用“秒”、“分”、“时”、“日”、“周”、“月”、“年”,不使用“点”、“刻”。

    4、体(容)积计量单位名称采用“升”、“毫升”、“立方米”。

    5、计量单位书写单位名称,不书写单位符号。

    6、除上述规定外,其他有关计量单位的使用,依照《中华人民共和国法定计量单位》的规定执行。

    (五)印制的标准

    1、文书用纸:一般应用国际标准A4纸型(297毫米×210毫米)70克书写纸双面印刷。

    2、文书版式:一般为每页23-25行(固定值26磅),每行27个字;天头大于地角,装订一侧大于翻页一侧;页码居中排列;案号最末一个字应与正文最后一个字对齐,案号上下各空一行(以案号的字号)。

    3、文书装订:多页的裁判文书应采用粘贴或订书机骑马装订。采用粘贴方式装订的,不盖骑缝章;采用订书机装订的,要盖骑缝章。裁判文书不得有涂改。

4、法院名称:应与法院印章一致。

5、文书尾部: 合议庭人员或独任审判员署名写在正文空两行右端,最末一字与正文右端空一格,审判职称和姓名均应上下对齐,审判职称与姓名之间空一个汉字,不用标点符号;如另起页署名,写明“此页无正文”加括号,并与合议庭人员或独任审判员署名之间空四行。裁判日期写在署名下空三行处,最末一字与署名最末一字对齐。书记员署名写在日期下空一行处,与合议庭人员或独任审判员署名对齐。

    五、民事判决书的校对及其方法

    校对,是指在文书印制过程中,以原稿核对校样,对校样中文字、标点等差错及时改正。对原稿中明显的语病或失误可向撰稿人提出,以确保文书正本(副本)不出差错。这是保证文书材料印制质量的重要环节。由于裁判文书是人民法院依法行使审判权,进行司法活动,具有法律效力或法律意义的文件,要确保审判文书质量,避免差错的一个关键环节,就是要做好校对工作,不仅在文印过程中要仔细校对,在发出以前,还要作最后一次复核检查。

    校对是文书制作工作的一道工序和重要环节,是文件临发前或生效前对其进行检查校核的一种制度。因为:①按照公文制发的有关规定,文件在发出前必须校核,以纠正和弥补错漏;②是加强法院业务建设和制度建设的要求。如临时抽人“应急”,则极有可能影响校对质量。由此可见,校对是保证文书质量的最后一道“关卡”。如果把不住关,有差错的文书就发出去了。所以,书记员要做好文书校对工作,应具备一定的政策水平、文化素养和法律知识,要有对工作一丝不苟、高度负责的精神和细致、耐心、扎实的工作作风。

    根据实践,文书校对方法有以下三种:

    1、读校,也称“唱校”。即一人读原稿,其他人核对校样的校对方法。读原稿的人要以记录速度把原稿字、词、句和标点符号读清楚、读准确。对文中出现的空行、提行、另面、另页、着重点、数字、符号或特殊格式等都应读出或说明,对容易混淆的同音字或生僻字亦应说明。看校样的人注意力则应高度集中,根据所读原稿,看阅校样是否一致。如发现差错,应即以校对符号标出,以便更正。

    2、对校,又称“点校”。即由一人所进行的先看原稿再对照校样的校对方法。对校时,一般将原稿放在校样的左上方,左手点原稿字句,右手执笔点看校样,默读文字,手随之移动,逐字逐句校对。对校前,可先看一遍原稿,心中有个数,然后点校默读中,一般每次以一个句子或10个字左右为宜,以利既能看清原稿,又能及时发现校样的差错。

    3、校红,也称“核红”或“复红”。这是文书校对的最后一道工序,是指将最后一次的校样与经更正差错印出的清样相校对、复核的一种方法。这是对整个校对质量的最后把关。一般要求校对人先将校样中标上改动符号的文字、标点等,对照清样是否已得到改正。然后再将清样通读一遍,是否完全正确无误。这就要求更认真、细致。力求在文书印制前,杜绝任何差错的存在,以保证文书的印制质量。

    注意:校对过程中,若发现原本有误,需立即报告拟稿人,校对人不得修改原本。

    六、民事判决书的盖印

    盖印是证实裁判文书效力的一种标志。人民法院的印章是表示制发裁判文书的机关对该文书生效负责的凭证。盖印的位置,应盖在判决书尾部年月日的中间,也就是说“跨骑年月”,具体的位置是,法律文书尾部的年月日,应盖在印章的下三分之一处(仅以下弧压在成文时间上,即年月日在印章国徽下面,印章上的法院文字及国徽上不能盖上文字,以保证印章文字完整,国徽图案清晰)。印章左右所空出的字数应相应对称,以保证盖印端正。“本件与原本核对无异”章盖在末页日期下一行左方,用蓝色印油。注意:1、不准随文本一并打印;2、不准用“本件与原件核对无异”章。

    第五节 民事诉讼卷宗的立卷和归档

    人民法院在审判活动中形成的诉讼文书的立卷归档,是书记员工作的一项重要内容。书记员必须了解诉讼文书立卷归档的重要性,掌握操作要领,以保证诉讼文书的立卷质量,完成书记员工作的最后一项内容。

    诉讼卷宗有广义和狭义两种解释。所谓广义的诉讼卷宗是全部诉讼文书的总称。包括法院在审理案件过程中向当事人送达的诉讼材料,例如某一个公司,曾经在法院处理过民事纠纷,在处理民事纠纷的过程中,法院向该公司发出的各种诉讼文书包括当事人的起诉状、答辩状、通知、传票、裁判文书等等。该公司也可能将它形成卷宗,也就是广义的诉讼卷宗。狭义的诉讼卷宗是指人民法院受理的每个案件审结后,将零散的诉讼文书按照立卷原则和要求,组成案卷,装订成册,反映案件审理全貌的,依照《档案法》的规定由法院保管的卷宗。

    人民法院诉讼卷宗的立卷和归档工作,是《人民法院书记员管理办法(试行)》规定的辅助性事务工作的重要组成部分,由承办案件的书记员负责。书记员自始至终参与案件审判的全过程,担负着诉讼文书的收集、制作、保管等一系列工作,熟悉诉讼材料的来龙去脉,了解诉讼材料的形成过程,由书记员负责立卷、归档,能够保证诉讼卷宗的质量。诉讼卷宗的立卷、归档是案件审理完毕后的一项重要工作,是将诉讼文书材料转化为国家档案的一个重要衔接阶段。诉讼卷宗质量的好坏,直接影响到诉讼档案的保存和利用,同时也直接反映出人民法院审理案件的质量。作为书记员对这项工作一定要高度重视,这项工作的意义在于:1、诉讼卷宗是国家的机密材料,是审判活动的真实记录,是反映人民法院案件审理的全过程,反映法院发挥审判职能、深化司法改革、正确适用国家法律、法规以及方针、政策的体现。案件审结后,诉讼卷宗仍具有查证、参考的重要价值,经过规范的立卷和归档,有利于日后对诉讼资源的有效利用。2、立卷、归档才能保护诉讼文书材料的完整性和安全性,便于保存管理。如果不加以系统地整理,就不利于诉讼资源的利用,特别是一些必须长久保存和永久保存的诉讼材料,如不经立卷、归档,容易毁损、灭失,乃至造成泄露国家秘密、商业秘密或个人隐私,损坏国家和人民的利益。3、诉讼文书的立卷、归档是法院档案管理工作的前期工作。诉讼卷宗质量也同时影响着人民法院档案管理工作的质量。

    一、立卷

    立卷就是人民法院受理的每个案件审结后,将零散的诉讼文书按照立卷原则和要求,组成案卷、装订成册的工作过程。

    (一)诉讼卷宗立卷的范围和程序

    1、关于诉讼卷宗立卷的范围

从总体上说,凡是在诉讼活动中形成的,记载案件审理过程的文书和证明案件真实情况的证据,都属诉讼卷宗的立卷范围。由于人民法院审理民事案件的种类多,情况复杂,形成的诉讼卷宗的材料是多种多样的,下面将常见的诉讼卷宗材料归纳如下:

    ①凡是人民法院审理案件过程中以一定程序和定式编写填字的规范性司法文书,大体包括:

    a、裁判文书,是指在审理过程中形成的判决书、裁定书、调解书、通知书。

    b、人民法院内部的报告文书,比如结案报告、复查报告、请示报告等等,这类文书是内部文件,均应收集在副卷中。

    c、人民法院的笔录文书,包括庭审笔录、调查询问笔录、搜查笔录、勘验笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论案件笔录、宣判笔录、查封扣押笔录等等。这一类笔录文书的立卷,要区别对待,涉及审判秘密的笔录,如合议庭笔录、审判委员会讨论案件的笔录应收集在副卷中,其他笔录可以由当事人或代理人依法查阅的材料,收集在正卷中。

    d、人民法院的公函通知文书,如调卷退卷函、委托调查函、委托宣判函、委托鉴定函、司法建议函、还有受理与不受理的通知书、应诉通知书、协助执行通知书等等。这类文书也要区别对待。属于法院内部的函件应收集在副卷中(例如:上级法院在将案件发回重审时随卷移送的意见函)。

    e、人民法院的票证文书,如传票、送达回证等等。

    f、人民法院命令、决定文书,如搜查令、解除查封令、拘留决定书、提前解除拘留决定书、罚款决定书等。

    g、人民法院的公告包括开庭公告、向去向不明的当事人送达诉状副本、开庭传票、裁判文书的公告。

    h、人民法院的其他类文书,如查封扣押财产清单、缴纳诉讼费通知、收取和退还诉讼费用的通知、收据、批准手续等等。

    ②有关机关制作的执法文书,例如检察机关的抗诉书、撤回抗诉书、公安机关或其他行政机关制作的行政处罚决定书等涉及诉讼活动的文书。

    ③当事人参加诉讼提供的材料,例如起诉状、答辩状、上诉状、申请书、法定代表人身份证明书、授权委托书、诉讼保全或先予执行申请书、保证书、信件以及当事人举证的证据材料。

    ④律师参与诉讼活动形成的文书,例如出庭函、民事诉讼的代理词

    ⑤在民事审判活动中,审判人员的工作记录和依照证据法规定收集的书证、物证、证人证言、鉴定结论、勘验笔录等证据。包括与案件有直接关系的图纸、照片、音像资料等等。

   当然,这么多种的诉讼材料并不是全部要立卷归档的。其中,有一些材料不需要立卷:

    1、答复当事人到有关单位处理的;

    2、转交有关单位办理的;

    3、没有证据作用、没有保存价值的信封;

    4、内容相同的各类重复材料,如当事人散发的内容相同的重复来信可以剔除,但是有领导同志批示的仍应保留(副卷)。

    5、常用法律、法规的复制件;

    6、法律文书草稿,是指未定稿或初稿;

    7、与本案无关的材料。

    二、立卷的步骤

    一般分以下步骤进行:

    ①做好收集归卷的日常工作;

    ②检查与调整卷内的诉讼文书

    ③排列卷内诉讼文书顺序;

    ④剔除金属物,修补整理文件;

    ⑤编写案卷页数,填写卷内目录、备考和封面;

    ⑥装订案卷。

   (1)平时注意及时收集诉讼文书

    由于审理案件是一个复杂的过程,诉讼文书来源广泛,种类繁多,形式各异,制成文书的时间不同,书记员收案后,就要经常留心收集审判进程各阶段形成的文书,做到收集及时,手续完备。书记员手中保管的案卷常常是数件、十数件乃至数十件。书记员要注意将每个案件的卷宗封面的案件编号分别摆放,做好收集的准备;此后每个案件的诉讼文书,按照形成的自然时间顺序,分别摆放在案卷封面后面,做到收集及时、齐全、排放有序,便于案件审结后组合案卷。

    (2)检查和调整卷内诉讼文书

案件审结后,在正式组卷时,还要再进行一次检查,看看诉讼文书是否收集齐全,已有的文书中法律手续是完备,并及时补正。还要检查每份文书是否内容重复的文件,卷内只保存一份,但领导有指示的重复文件仍应保留。一个案件诉讼文书多的可以立分卷。另外应保留三份裁判文书夹在卷内,以便日后利用。

    (3)排列卷内诉讼文书

    排列卷内诉讼文书顺序,总体要求是,按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。这是因为人民法院的诉讼案卷是法院审判活动的真实记录,它是用文字的形式,记载案情和案件处理的过程和结果。案件的审理是按照审判程序进行的,所以卷内文书的排列顺序就要反映审判程序。这是我们排列卷内诉讼文书顺序时的核心要点。

    民事案件卷内诉讼文书排列的顺序,正卷:1、立案审批表→2、起诉书或者口头起诉笔录→3、立案(受理)通知书(存根)→4、起诉状副本、应诉通知书、举证通知书送达回证→5、答辩状及附件(注意区别答辩状和代理词,不要把代理词装在答辩状的位置)→6、当事人身份证明材料(法人为:营业执照副本复印件、组织机构代码证、法定代表人身份证明书;自然人为身份证或者户口本复印件)→7、原、被告诉讼代理人的委托授权书及身份证明材料→8、原、被告举证材料→9、财产保全、先予执行手续材料→10、询问、调查取证材料→11、调解笔录及调解材料→12、撤诉申请书→13、鉴定材料→14、传票、出庭通知及开庭公告底稿→15、开庭审判笔录→16、诉讼代理人的代理词→17、判决书、调解书、裁定书正本→18、宣判笔录→19、缴纳诉讼费或免费手续→20、判决书、调解书、裁定书的送达回证→21、案件审理流程表(上诉案件的:22、上诉状副本→23、上诉案件移送函存根→24、上级法院退卷函→25、上级法院判决书、调解书、裁定书正本)→26、证物处理手续→27、备考表→28、证物袋→29、卷底。

    副卷(普通程序以判决方式审理结案的案件):1、阅卷笔录→2、案件承办人的审查报告→3、承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录→4、有关本案的内部请示及批复→5、合议庭评议案件笔录→6、审判庭研究汇报案件记录→7、审判委员会讨论记录→8、案情综合报告原、正本→9、判决书、裁定书原本→10、审判监督表或发回重审意见书→11、其它不宜对外公开的材料(如督办函等)→12、备考表→13、卷底。

    (4)剔除金属物、修补整理文件

    ①剔除金属物。为了防止卷内诉讼文书日后受金属装订物(订书钉、回形针、大头针)氧化锈蚀,损坏文件,在装订案卷前,应一律将文书附着的金属物予以剔除。

    ②修补、复印文件。

    A、对破损的诉讼文书,应进行修补和复制。

    B、褪色的文件复印。将褪色的不便长期保存的文件进行复印。常见的需要复印的文书有:原来文书的字迹是用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的、原来文书是传真件的。因为用这些材料书写的墨迹会随着时间的推移而褪色或挥发,不利于长期保管,经过复印以后的复印件和原件一并归卷。

    C、复印、复制、贴补文书,一律用A4纸。原文书不是A4纸的,需要A4纸粘贴。

    D、不能将卷内文字材料订入装订线内。若遇文字材料太靠左边,则应另行黏贴一条空白纸后再行装订,以保证卷内文字材料完整,便于将来阅卷。

    ③字迹难以辨认的材料,要附上抄件;外文材料应将中文译本附在后面。

    ④需要附卷的信封,要打开平放,邮票不要起掉(因为邮票的邮戳上附有邮件发送的时间)。

    (5)编写案卷页数、填写卷内目录、备考表和封面

   ①编写案卷页数。卷内诉讼文书经过系统排列以后,应用阿拉件数字编写顺序页数,以固定排列的文件顺序。页码编在文件右上角,单面有字的一面编,两面有字的,两面都要编,两面都要编页数。编页数时,第一遍用铅笔轻写,以便有差错时改写,经检查确实无误后,再用钢笔写上该页的页数。

   ②填写卷内目录、备考表、封面。案卷在封面后和文件前,应放置卷内目录纸,编写卷内文件目录,以便查阅。在卷内目录的基础上包括序号、文件名称、页次、备注。编完目录后,应紧接着加写这本卷宗连底、封面、目录共计XX页,并在总页数上盖上立卷书记员的名章。备考表,每卷应放备考表,放在诉讼材料的最后卷底的前面,以便案件承办人或档案人员随时注明有关事项。案卷封面的法院名称(全称)、案件的年度、审级、案号、案由、当事人等项目由书记员负责填写。要求字迹端正清楚,保持卷面挺括清洁,不要随便涂改。民商事案件,一审要写上判决、调解、撤诉等结案方式。结案日期,按裁判文书最后送达日期填写。归档日期,写案卷送至档案室的日期。案卷的保管期限,应根据《关于人民法院诉讼保管期限的规定》填写(附文件介绍)。

    (6)装订案卷

    案卷的装订要牢固整齐,以便于保管和利用,防止文书散失和损坏。具体要求是:

    ①确定装订部位。现在全国法院所使用的司法文书格式都做了统一规定,案卷封面的装订线在卷面上有所标识。如果没有装订标识的,则装订线在距案卷左边2.5厘米,以中眼为准,上眼和下眼与中眼的距离均为8厘米(平时发生的其他材料,注意养成左侧装订的习惯)。

    ②理齐案卷材料。装订的案卷,要求在纸张的长度和宽度一致的前提下(A4纸),达到右边齐、下边齐。

    ③案卷厚度不超过2厘米,页数不超过200页。

    ④卷底贴封纸,加盖书记员名章。案卷装订完毕,在卷底三眼线上贴上封纸,盖住线绳,在封纸与卷宗纸的骑缝处,盖上书记员名章。

    二、诉讼卷宗的归档

    书记员在完成立卷工作后,应及时将案卷移交档案室 ,这就是归档。为了提高诉讼文书立卷归档质量,书记员在立好卷归档前,应经承办该案的法官检验,法官检验的内容为:

    (一)卷面案号、原被告与裁判文书是否一致;材料是否收集齐全;无关材料是否剔除。

    (二)材料制作手续是否完备,如笔录是否清晰无错漏,制作时间、地点、当事人姓名是否填写清楚;当事人、审判员、书记员是否签名。

    (三)法律文书原本、正本核对无异。

    (四)诉讼文书排列正确,页数编号无误。

    (五)根据《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》,对案卷提出保管期限的意见。要注意防止出现书记员代审判员检验卷宗。卷宗检验人的签名一定由检验卷宗的审判员亲自签名。卷宗检验完毕后,书记员还要填好案件卷宗归档表,交庭长审核后将案卷移送档案室。

    诉讼卷宗在立卷和归档这个环节上,一定要杜绝出现超期归档的现象,一定要在案件报结日期后的一个月内归档。

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