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武陵源区人民法院书记员操作技巧

作者:整理人:覃玉奇  发布时间:2017-02-07 10:37:14


    法院审判部门所作的一切工作, 最终会体现在裁判文书上,但是形成裁判文书的基础是庭审,可以说,我们所有的诉讼活动都是围绕着庭审而展开。书记员的工作,主要就是记录和送达。尤其是庭审记录,是重中之重。

    书记员是人民法院干部队伍的重要组成部分,主要履行以下职责:(一)办理庭前准备过程中的事务性工作;(二)检查开庭时诉讼参与人的出庭情况,宣布法庭纪律;(三)担任案件审理过程中的记录工作;(四)整理、装订、归档案卷材料;(五)完成法官交办的其他事务性工作。

    下面就基层法院书记员工作操作流程分解如下:

     一、庭前准备

   (一)  文书送达1、书记员收到案件后,准备庭前应送达的材料。

    原告方需送达:①受理案件通知书;(应由立案庭送达,收到案件时应检查)②举证通知书;(因涉及当事人举证权利,需存档)③开庭传票;④诉讼风险提示书;⑤廉政监督表;⑥当事人权利义务须知;⑦裁判文书上网告知书;⑧调解忠告书。

    被告方需送达:①民事诉状副本;②应诉通知书;③举证通知书;④开庭传票;⑤诉讼风险提示书;⑥廉政监督表;⑦当事人权利义务须知;⑧裁判文书上网告知书。⑨解忠告书。(除送达上述文书外,还需让被告填写送达地址确认书)

如果是民一庭的离婚诉讼,则需另行再送一份损害赔偿请求权告知书。

    【说明】:根据民事诉讼法125条的规定,人民法院应当在立案之日起五日内将起诉状副本发送被告,被告在收到之日起十五日内提出答辩状。但是在五日内未必能够送达,变通的作法是将文书的日期落在立案之日起五日内。普通程序审理的案件,除当事人自由协商一致的外,举证期限不得少于30日(证据规定第33条,虽然民事诉讼法司法解释改为了15天, 但该举证期限的起诉时间是在答辩期届满之后,所以15天的答辩期+15天的举证期,还是30天!)。但本院多数是简易程序,根据《民事诉讼法司法解释》第266条的规定,简易程序的举证期不得超过15日。(简易程序规定在民事诉讼法第十三章,而民事诉讼法125条规定在民事诉讼法第十二章,故简易程序中不应局限民事诉讼法第125条中关于答辩期15日的规定)。简易程序的举证通知书通常写开庭前举证即可。

    上述需送达给当事人的文书,若当事人聘请了律师、法律工作者为代理人,或者当事人是银行等长期参加诉讼的当事人,则原告可以只送达举证通知书和开庭传票,被告可以只送达应诉通知书、起诉状副本、举证通知书及开庭传票。(民事诉讼法司法解释第268条,简易程序规定第19条)

    2、准备好上述材料后,书记员应着手准备送达(其实也可以先通知当事人,再准备材料,可根据实际情况定)

    首先应向被告进行送达,以便确定开庭日期。先按原告提供的被告联系电话通知被告(与被告联系的情况,应该做电话记录),若无联系方式,或者原告提供的联系方式不能联系到被告的,应要求原告提供(按诉状或者送达地址确认书上原告的联系电话联系原告)。原告有义务提供被告的联系方式。若原告无法提供被告的联系电话,则应询问原告提供的被告住址是否准确,若原告也不能确定地址是否准确的,可以去公安部门查询被告的户籍所在地,以户籍所在地为送达地址,用法院专递邮寄送达(《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第5条、《简易程序规定》第9条)若原告坚持其提供的被告住址是准确的,则可用法院专递向被告邮寄送达(若该邮件被退回,应向被告户籍所在地邮寄送达)。在邮寄之前,可以与被告住所地基层组织工作人员(如村支书、村主任、联络员)联系,了解被告的情况,电话联系的情况应作电话记录。

    说明:书记员在知道无法用电话通知被告应诉之后,应当及时与承办人沟通,由承办人决定是直接到被告住所地去送达还是继续等待原告寻找线索。建议书记员同时应通过法院专递向被告户籍所在地邮寄送达,因为一旦其他方式无法送达,被退回的邮件也是可以作为公告送达的依据的(民事诉讼法第84条)。

    注意:若同时有几个被告的,有些送达了,有些没有送达,在预定的时间就无法开庭。此时对于那些已经送达了的当事人(尤其是已经到场签了地址确认书的当事人),应及时通知他们无法按时开庭,需要等待下次通知的事情。避免当事人“跑空路”。但是如果都是邮寄的,都没有签地址确认书,那么可以技术操作,先不通知,等开庭时对方来了,再说自己也不确定对方来不来,此时可以要求到了的当事人填写地址确认书,但是要注意语气态度和措词。通知原告的时候,可以将利害关系说清楚,也可以说暂不确定被告是否会来,故原告须到场。

    建议:每一个案件均应作送达记录, 对于何时何地通过何种方式与当事人(包括原告、被告)联系,联系的内容进行记录,以便对事后能够对整个送达过程一目了然。(也便于在送达不到需公告时,向原告解释说明)。

    (二)程序转换

    除特别程序外,一般的民商事案件,分为简易程序和普通程序。其中简易程序又包括了小额诉讼程序,目前,是否适用小额诉讼程序虽然由立案庭立案时决定,但审判业务庭要根据实际情况决定是否适用小额诉讼程序(如果立案庭立了小额诉讼程序,则向当事人送达时需要多送达一份小额诉讼须知)。

    这里主要讲简易程序转为普通程序如何处理。多数是被告无法送达,需要公告送达的,应该转普。决定转普后,1、制作转普裁定书,并在审判管理系统中及时审批。2、在系统里做程序转换审批。3、通知原告交纳公告费,补交案件受理费。4、公告,发传真及电子档。5、公告收到后及时排期并请人民陪审员。

    需要注意的是,转普裁定及合议庭成员告知书一定要送给原告及其他能够送达的当事人。如果当事人不愿意缴纳公告费及补交案件受理费的,应及时发通知给原告,在原告收到通知后不及时交纳的,按自动撤诉处理。(民事诉讼法司法解释199条、《诉讼费用交纳办法》第13条、第20条)

    二、庭审记录(略)

    说明:庭审记录完毕后,笔录按照民事诉讼法第147条规定可以告知当事人和其他诉讼参与人在五日内阅读,但是建议当庭阅读并签字,以免发生矛盾。笔误处或修改补正处一定要捺印。

    因目前多是电脑打印,如果书记员对自己的记录速度不自信的,应该提前(一般是提前一天)打好笔录头子(包括当事人的身份信息、诉讼请求等),甚至可以将双方举示的证据按证据名称、证据来源、证明目的事先打印,开庭时复制粘贴即可。(小技巧:在原告举证之后,被告质证阶段时,可以将原告举证的直接复制为质证内容,再进行修改,这样做有几个好处,一是省时,二是可以促使被告按顺序质证,避免遗漏,三是可以让被告看到原告举证的证明目的,有针对性的质证)。应该事先准备的还有证人权利义务告知的内容等等。

    三、案卷整理

    根据最高人民法院、国家档案局《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的要求。民事一审诉讼文书正卷材料的排列顺序为:(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)诉状或口诉笔录;(4)立案、审理流程表;(5)诉讼费用票据及诉讼费减免缓审批手续;(含预收、退费、结算票据,保全费票据、公告费票据,缓缴诉讼费申请及相关审批单)(6)地址确认书;(7)开庭前的通知;(含受理案件通知书、应诉通知书、举证通知书、权利义务告知书、风险提示书、廉政监督卡等;应诉通知书、权利义务告知书、风险提示书等文书系格式化文书,个人认为只要在送达回证上体现了送达即可,不需入卷;按审管办现行要求,需要入卷)(8)开庭通知书、传票;(当事人用传票,其余诉讼参与人用通知书)(9)答辩状及附件;(此处附件指除证据外的其他附件)(10)原被告身份证明及委托手续;(自然人需身份证复印件,未成年人需户口薄;法人或其他组织需营业执照、组织机构代码(三证合一的除外)、法定代表人身份证明)如果委托代理人的,律师、法律工作者需要委托书、所函、执业证复印件;(11)原、被告举证材料;(一般按照举证顺序的先后排放)(12)鉴定材料;(鉴定裁定也属于证据材料的一种,所以放在举证材料之后)(13)询问、调查材料;(14)诉讼保全材料;(含保全中调查笔录)(15)其他证据材料;(一切不知道放哪个目录下面的都可以放在这下面)(16)管辖异议材料(含管辖异议申请书、裁定书、上诉移送函、退卷函、二审裁定等)(17)其他审限相关材料。(如和解申请,中止、扣除、延长审限的审批表)(18)调解材料;(含调解笔录)(19)公告(登报)(20)公告;(主要指开庭公告与宣判公告;按审管办要求,除当庭裁判外,宣判均需宣判公告,个人认为简易程序开庭不需要开庭公告,而普通程序开庭均需开庭公告;但按审管办的现行要求,简易程序也需要发布公告)(21)开庭审理笔录;(22)代理词;(23)撤诉申请;(24)判决、调解、裁定书发文稿(单卷用);(25)判决、调解、裁定书正本;(26)宣判公告;(27)宣判笔录;(28)送达回证;(29)结案表;(30)上诉移送函;(31)退卷函;(32)二审裁判文书;(33)移送执行手续;(主要指没有收到诉讼费的)(34)备考表;(35)证物袋;(36)卷底。 

    副卷排列顺序(略)

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